議事録AIエージェント

01BACKGROUNDどんな会社で、なぜこの業務から着手したか

従業員300名の製造業です。会議のあとに議事録を作り、そこから週次報告を組む作業が各部署に残っていました。1会議90分です。週に12会議あるので、全社では週18時間になります。音声から決定事項とToDoを抽出して、週次報告の作成まで自動化しました。

この業務を最初に選んだ理由

基幹システムを刷新したいという相談でした。各部署の1週間を数えると、議事録と週次報告に全社で週18時間かかっていました。同じ作業が部署をまたいで重複していました。基幹システムの刷新に着手する前に、まずは各部署に共通していたこの作業を効率化することにしました。

03HOW IT WORKS実装したAIエージェントの動き

議事録AIエージェントは次の流れで処理を進めます。AIが担当する部分と、人が確認する部分を分けています。

1. STEP 01

   録音を取り込む

   会議の録音をそのまま取り込みます。オンライン会議の録画も対面の録音も使えます。

2. STEP 02

   文字に起こして発言者を分ける

   録音を文字に起こし、発言者ごとに分けます。社内の名簿と突き合わせて名前を特定します。

3. STEP 03

   決定事項とToDoを抽出する

   決まったこと・保留になったこと・やることを分けて抽出します。ToDoには担当と期日を付けます。

4. STEP 04

   議事録にまとめる

   会社の書式に合わせて議事録を作成します。発言の根拠になった箇所へすぐ戻れるようにしています。

5. STEP 05

   週次報告にまとめる

   その週の全会議のToDoと決定事項を集めて、部署ごとの週次報告を作成します。

掲載しているのは、実際に納品したシステムの画面です。社名・氏名・金額など、お客様が特定できる情報はぼかしています。

05POINTS実装のときに気をつけたこと

同じ道具を使っても、作り方によって現場で使われるかどうかが変わります。この案件で判断した点をまとめます。

• 現場の言葉を辞書に登録する

  製品名と社内の略語が正しく変換されないと、議事録として読めません。導入の最初に現場の言葉を集めて辞書に登録しました。ここを飛ばすと現場で使われないまま終わります。

• ToDoに担当と期日を必ず付ける

  議事録に書いただけのToDoは、そのままうやむやになります。担当と期日の欄を必ず設けて、会議で決まっていないときは担当者が後から埋める形にしました。

• 週次報告の作成まで自動化する

  議事録を作るだけでは、書き写す作業が残ります。その週の全会議から週次報告までを一連の流れにしたので、部署ごとに1〜2時間かかっていた作業が確認だけになりました。

• 既存のグループウェアに保存する

  新しい置き場を作ると見る場所が増えて、結局は定着しません。作成した議事録はこれまで使っていたグループウェアにそのまま保存されるようにしました。

07PROCESS導入の進め方

この案件では、4週間で実際に使える状態まで実装しました。

1. 1週目

   現場の言葉を集める

   製品名と社内の略語を集めて辞書に登録します。この準備が文字起こしの精度を大きく左右します。

2. 2週目

   1部署で試す

   1つの部署の会議で試して、決定事項とToDoの抽出のしかたを調整します。

3. 3週目

   週次報告までつなぐ

   その週の全会議から週次報告が自動でまとまるようにします。

4. 4週目

   全部署へ広げる

   既存のグループウェアに保存されるようにして、全部署へ展開します。

09FAQよくいただく質問

• 専門用語や製品名は正しく変換されますか

  辞書に登録して対応しています。導入の最初に現場の言葉を集めて登録しました。

• 誰が話したか分かりますか

  分かります。社内の名簿と突き合わせて名前を特定します。初参加の方は「発言者A」と表示されます。

• ToDoの期日はどう決まりますか

  会議で出た期日をそのまま拾います。期日が出ていないときは空欄のまま残して、担当者に入力してもらいます。

• オンラインと対面の両方に使えますか

  どちらにも使えます。オンライン会議の録画も対面の録音も同じ流れで処理します。