検診の呼び戻しAIエージェント

01BACKGROUNDどんな会社で、なぜこの業務から着手したか

歯科医院です。検診の案内は、受付スタッフが電子カルテを見ながら手で送っていました。週4時間かかるうえ、忙しい週は送れないままになっていました。誰にいつ何を送るかをAIエージェントが判断し、文面まで作って送るようにしました。

この業務を最初に選んだ理由

集患のために広告を出したいという相談でした。数字を見ると、広告より再来率のほうに伸びしろがありました。新しい患者さんを集めるより、一度来院した方にもう一度来ていただくほうが費用はかかりません。案内を送れていない週があることが分かったので、そこから手を付けました。

03HOW IT WORKS実装したAIエージェントの動き

検診の呼び戻しAIエージェントは次の流れで処理を進めます。AIが担当する部分と、人が確認する部分を分けています。

1. STEP 01

   来院の履歴を読み取る

   電子カルテから前回の来院日・処置の内容・次回の予定を読み取ります。

2. STEP 02

   誰に送るかを決める

   対象を3つに分けます。検診の時期が来た方・治療が途中で止まっている方・当日に予約を取り消した方です。

3. STEP 03

   文面を作る

   分けた区分ごとに文面を変えます。治療が途中の方へは検診ではなく治療の続きの案内にします。

4. STEP 04

   送る

   LINEでつながっている患者さんにはLINEで送り、つながっていない方にはハガキの宛名データを作成します。

5. STEP 05

   予約につながったか確認する

   案内を送った患者さんが予約したかどうかを記録します。文面ごとの予約率が分かるので、予約につながった文面を残せます。

掲載しているのは、実際に納品したシステムの画面です。社名・氏名・金額など、お客様が特定できる情報はぼかしています。

05POINTS実装のときに気をつけたこと

同じ道具を使っても、作り方によって現場で使われるかどうかが変わります。この案件で判断した点をまとめます。

• 区分を分けてから文面を変える

  全員に同じ案内を送ると、治療の途中で来なくなった方にも検診の案内が届きます。まず対象を分けて、区分ごとに文面を変えるところから作りました。

• 送る間隔を空ける

  案内に反応が無い患者さんへ何度も送ると、ブロックされて二度と届かなくなります。同じ患者さんへ送るときは一定の間隔を空けています。

• 文面ごとの予約率を記録する

  どの書き方で予約が入ったかを記録しています。3か月ほど運用する中で、予約につながりやすい文面が分かってきました。案内からの予約は月12件から34件になりました。

• カルテ側は触らない

  電子カルテを直接変更すると、保守契約に影響します。1日1回データを書き出して読み取る形にしたので、カルテ側は一切変えていません。

07PROCESS導入の進め方

この案件では、3週間で実際に使える状態まで実装しました。

1. 1週目

   対象の分け方を決める

   検診の時期・治療の中断・当日の取り消しの3つに分ける基準を院内で決めます。

2. 2週目

   文面を作って見てもらう

   区分ごとの文面を作り、院長と受付スタッフに見てもらいます。

3. 3週目

   少人数で送ってみる

   まず30人ほどへ送って、反応と問い合わせの内容を確認します。

4. 引き渡し後

   文面ごとの予約率を確認する

   毎月の予約率を確認しながら、反応のよかった文面を残していきます。

09FAQよくいただく質問

• 患者さんごとに文面を変えると手間ではありませんか

  手間は増えません。区分ごとの書き方の指示を1回決めれば、あとは毎週自動で作ります。

• 送りすぎになりませんか

  同じ患者さんへは決めた間隔を空けてから送ります。予約が入った方は案内の対象から外れます。

• LINEを使っていない患者さんはどうなりますか

  ハガキの宛名データを作成します。印刷して郵送するところだけが手作業です。

• ハガキだけの運用でも使えますか

  使えます。宛名と文面のデータを作成するので、印刷して郵送するところだけが手作業になります。